Zeiterfassung für ein Gastronomie-Team
Ein Event-Team stempelt per Tipp auf ein Tablet ein und aus. Die Abrechnung liest Stunden und Personalkosten direkt aus der Anwendung, statt sie am Monatsende aus Zetteln zusammenzusuchen.
Ergebnis
Die Zettelwirtschaft ist ersetzt. Arbeitszeiten entstehen dort, wo gearbeitet wird, und die Personalkosten einer Schicht stehen sofort daneben.
- Branche
- Gastronomie und Eventservice
- Nutzung
- Gemeinsames Tablet im Betrieb
- Rolle
- Konzeption, Entwicklung, Betrieb
- Stand
- Produktiv im Einsatz
Ausgangslage
Arbeitszeiten wurden auf Papier notiert und am Monatsende von Hand zusammengerechnet. Das funktioniert, solange niemand nachfragt. Sobald jemand nachfragte, wurde es schwierig: Wer hatte an dem Abend wirklich um wie viel Uhr angefangen? Schichten, die über Mitternacht liefen, waren regelmäßig ein Fall für Diskussionen.
Das eigentliche Problem lag aber woanders. Was eine Schicht an Personalkosten verursacht hatte, ließ sich erst nach der Abrechnung sagen. Zu diesem Zeitpunkt ist die Veranstaltung vorbei und an der Besetzung lässt sich nichts mehr ändern. Die Zahl kam also immer dann, wenn sie niemandem mehr nützte.
Vorgehen
Am Anfang stand kein Konzept, sondern ein Abend im Betrieb. Wer stempelt wann, auf welchem Gerät, mit wie viel Zeit dafür, und was passiert an den Stellen, an denen der Ablauf vom Normalfall abweicht. Die Sonderfälle waren der interessantere Teil: Aushilfen, die nur für eine Veranstaltung dabei sind, Schichten über den Tageswechsel, und die Frage, wie gerundet wird.
Die Rundungsregel ist bewusst eine Einstellung geworden und keine Annahme im Code. Sie wird betrieblich festgelegt und kann sich ändern, und dann soll niemand einen Entwickler dafür brauchen.
Die Bedienung ist auf einen einzigen Tipp reduziert. Ein Tablet steht im Betrieb, darauf eine Kachel je Person. Antippen meldet an, nochmal antippen meldet ab. Keine Eingabemaske, keine Anmeldung mit Passwort, nichts, was man mit nassen Händen im Stehen nicht bedienen kann.
Was die Anwendung leistet
Stempeluhr mit einem Tipp. Jede Person hat eine Kachel. Läuft der Timer, ist die Kachel grün und zeigt Startzeit und die heute erfassten Stunden.
Personalkosten statt Stundenliste. Die Auswertung rechnet die erfassten Zeiten direkt in Kosten um. Damit steht die Zahl bereit, solange sie noch etwas ändern kann.
Konfigurierbare Lohnrundung. Eine Einstellung, keine Annahme im Code.
Schichten über Mitternacht. Eine Schicht von 20 bis 2 Uhr ist eine Schicht und nicht zwei halbe an zwei Tagen.
Pflegbar im Betrieb. Mitarbeitende, Stundensätze und Einstellungen ändert der Betrieb selbst.
Für das Tablet gebaut. Große Flächen, aus Armlänge lesbar, mit einer Hand bedienbar.
Betrieb
Die Anwendung läuft per Docker Compose vollständig lokal und identisch in der Cloud, betrieben wird sie auf Vercel in der Region Frankfurt. Das war weniger eine Vorliebe als eine Voraussetzung: Änderungen lassen sich damit gefahrlos ausprobieren, bevor sie im laufenden Betrieb landen, und der Betrieb hängt nicht an einem einzelnen Anbieter.
Klingt das nach Ihrem Fall?
Schildern Sie kurz die Ausgangslage. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie lautet, dass ich nicht der Richtige bin.